由于学生数量众多，所以学校一般都用学员信息管理软件建立电子档案进行管理，纸质档案太古老还不好管理，电子档案管理操作简单、管理过程效率高而且还很安全，不容易泄露资料，最重要的是，电子档案的数据存放不会因为数据量大而占用地方，数据转移也比纸质档案转移方便。
对于学生的电子档案来说，基本信息可以说非常的多，除了姓名学号等，还有出生年月、家庭成员信息、家庭住址、家庭联系方式、处分情况、爱好情况等等，这些基本信息如果用纸质档去记录的话要很长时间去写，而且还不怎么方便找到，若是用软件系统的话，这些信息的录入很快速，而且如果需要按条件查找的话，也能很快找到学生的档案，非常的高效。
学生电子档案的另一要求就是要有照片，就像在学生证、借阅证等证件上都有照片一样，如果拿到了一份学生的电子档案，上面却没有照片的话，这份档案也是不完整的。在校盈易系统中，我们可以通过图片扫描的形式将学生照片添加到软件里，只要我们点击软件里学生的图片信息，就可以看到学生的照片了，非常的直观。
学生电子档案管理的终极目标就是学生信息的统计了，电子档案管理系统中，可以按班级、按课程、按班主任等对学生信息进行统计，有了这些学生数据，对于学校教学的分析和学校规划的设定都很有帮助，非常的好用。
对于学校来说，学员管理系统不仅可以管理学生的电子档案，还能管理老师的电子档案，只要建立一个老师的分组就行，真可谓是一举两得。
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